De beste tips voor het organiseren van een congres

Een congres of andere belangrijke gebeurtenis organiseren vraagt de nodige voorbereiding. Je wilt natuurlijk dat het een succes wordt en dat wil je niet in het water laten vallen door een slechte organisatie. De bezoekers moeten met een goed gevoel weer naar huis gaan. Maak dus vooraf een planning van alles wat er moet worden geregeld om het congres probleemloos te laten verlopen.

De locatie
Een belangrijke beslissing is waar het congres plaats gaat vinden. Bezoek de locatie als het even kan persoonlijk. Je kunt dan alvast bedenken hoe je de zaal gaat inrichten. Waar komen de sprekers, hoe zet je stoelen voor de bezoekers neer? Komen er stands waar bezoekers informatie kunnen krijgen, bijvoorbeeld van sponsors of van deelnemers. Ook de catering is belangrijk. Is er een keuken waar voorbereidingen kunnen worden getroffen zoals het inschenken van drankjes of het gekoeld bewaren van hapjes of zoetwaren. Als de locatie naar wens is, kun je ook alvast bekijken hoe je die verder aankleedt. Als er sponsors zijn willen die vaak een spandoek of vlag ophangen om de aandacht te trekken.

Hoe ontvang je de bezoekers?
Wil je je congres meer allure geven dan is een bezoekje aan de website van rodelopers op zijn plaats. Je kunt een rode loper uitrollen bij de ingang, maar ze zijn er ook in andere kleuren. Daarnaast vind je hier afzetpaaltjes waarmee je een looproute kunt aangeven. Je kunt bij de ingang een gastheer of gastvrouw de bezoekers laten verwelkomen. Hij of zij kan hen de garderobe wijzen en aanwijzingen geven waar het evenement precies plaatsvindt. Je kunt eventueel met badges werken zodat iedereen kan zien wie wie is en van welke organisatie. Dit maakt het netwerken tijdens pauzes soms wat makkelijker. Voor een belangrijk congres is het gebruikelijk een dresscode op de uitnodiging te zetten. Genodigden weten dan waar ze aan toe zijn en het voorkomt pijnlijke mode bloopers.

Inkopen doen voor het congres
Doe op tijd de inkopen voor het congres. Zaken als giveaways voor de bezoekers of gepersonaliseerde tapijttegels met je bedrijfsnaam kun je al ruim van tevoren bestellen. Zo voorkom je stress als levering op het laatste moment gebeurt. Verstuur ook de uitnodigingen op tijd. Sommige mensen hebben een volle agenda en het zou zonde zijn als mensen die je er graag bij hebt moeten afzeggen wegens andere dringende afspraken. Zeker als je sprekers wilt uitnodigen is het belangrijk dat zij in een vroeg stadium worden benaderd zodat het zeker is dat ze aanwezig kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de burgemeester of een wethouder of de directeur van een bedrijf. Deze mensen kun je niet twee weken van tevoren benaderen. Houd indien mogelijk wel een plan B achter de hand voor het geval een spreker op het laatste moment verstek moet laten gaan wegens ziekte of een andere dringende reden.

Dit artikel is een bijdrage van een externe partij.
De redactie is niet verantwoordelijk voor deze informatie.