Een verkiezing organiseren: Dat doe je toch even?

ODIJK Verkiezingen organiseren is meer dan rode potloden en stembiljetten bestellen. Veel meer. Op het gemeentehuis in Odijk is Team Verkiezingen er volop mee bezig. Er moet dan ook veel gebeuren om het stemproces vlekkeloos te laten verlopen. Een kijkje achter de schermen.

door Marijke Dekker

Het kiezen van een nieuwe gemeenteraad op 18 maart vraagt om een uiterst zorgvuldige organisatie. Maar hoe zorg je er als gemeente voor dat het hele proces soepel, betrouwbaar en foutloos verloopt? Eén stem verschil kan in de politiek van doorslaggevend belang zijn.

Het geheim? Het project aan de voorkant goed voorbereiden en heldere afspraken maken

GEHEIM

Het geheim van verkiezingen die smooth verlopen, is het project aan de voorkant goed voorbereiden en heldere afspraken maken, vertelt projectleider Annabel. ,,Alles wat je vooraf regelt en tijdig uitvoert, voorkomt stress rond de verkiezingsdag.”

DRAAIBOEK

Annabel, die al in talloze gemeenten verkiezingen hielp organiseren, was ook bij de landelijke verkiezingen van 29 oktober 2025 projectleider van Team Verkiezingen in de gemeente Bunnik. ,,Ik begon destijds met een schone lei. Een draaiboek ontbrak. Samen met een nieuw team heb ik een structuur opgezet, vastgelegd en inzichtelijk gemaakt. Dat betekent onder meer dat er nu een draaiboek ligt, inclusief een plan B voor onvoorziene omstandigheden. Verder is er een planbord waarop alle taken in verschillende categorieën staan vermeld, maar ook wie waarvoor verantwoordelijk is, welke programma’s we gebruiken en natuurlijk een volledig tijdschema. We overleggen eens per twee weken en houden nauwgezet bij of we nog op schema liggen.”

EEN JAAR VOORBEREIDING

Dat schema laat zien dat de eerste voorbereidingen al een jaar vóór de verkiezingsdag beginnen. „Er vindt dan al overleg plaats met de griffie”, vertelt Annabel. „Wie zijn er nodig? Hoe verdelen we de rollen? En aan welke, mogelijk aangepaste, wettelijke eisen moeten we voldoen?”

Een halfjaar later gaan de activiteiten van start: afspraken maken met de drukkerij en leveranciers van onder meer rode potloden, kettinkjes, stembiljetten, stempassen, kiezerspassen en volmachten. Ook wordt gecontroleerd of er voldoende stemhokjes en stembussen aanwezig zijn.

NIEUW: STEMBUREAU IN ING-KANTOOR

Het is ook het moment om de locaties van de stembureaus vast te leggen en te controleren of ze aan alle eisen voldoen. Vooral bereikbaarheid en toegankelijkheid wegen daarbij zwaar. Omdat mensen met een scootmobiel of elektrische rolstoel op de locatie Prikkebeen niet goed kunnen manoeuvreren, is dit jaar ook het voormalige ING-kantoor aan de Runnenburg 30 in Bunnik open als stemlocatie: goed bereikbaar, toegankelijk en voorzien van ruime parkeergelegenheid.

VRIJWILLIGERS

In december hebben de vrijwilligers voor de stembureaus én de telstraten een uitnodiging ontvangen. In tegenstelling tot veel andere gemeenten heeft Bunnik geen gebrek aan enthousiaste vrijwilligers, vertelt Birgit, in het dagelijks leven medewerker juridisch beheer. „We hebben meer dan voldoende aanmeldingen — stuk voor stuk mensen die veel inzet tonen. Tegelijk sturen we ook op nieuwe aanwas. Het is fijn als ervaren vrijwilligers jongeren de kneepjes van het vak bijbrengen.”

INSTRUCTIE

Alle vrijwilligers krijgen instructie via e-learning; de voorzitters van de stembureaus worden bovendien tijdens een bijeenkomst uitgebreid bijgepraat. Ook dan geldt: het is belangrijk om aan de voorkant alles goed te regelen. Annabel: „Met de juiste instructie en informatie voorkomen we veel problemen op de verkiezingsdag zelf. We laten bijvoorbeeld de inhoud van de verkiezingskoffers alvast zien. Wat daar zoal in zit? Alle benodigde kantoorartikelen, instructiemateriaal, loepjes met lichtje, een rekenmachine én mappen met onder meer alle noodzakelijke informatie, telefoonnummers en het Register Ongeldige Stempassen (ROS), dat op het allerlaatste moment door ons wordt samengesteld.”

LAATSTE LOODJES

Op 2 februari hebben de politieke partijen hun officiële kandidatenlijsten ingeleverd. Twee weken eerder was er al een bijeenkomst om alle eisen rond die lijsten door te spreken.

Als de verkiezingsdag echt in zicht komt, lopen de agenda’s vol. Zijn alle materialen geregeld? En de catering? Dankzij de gestructureerde aanpak wordt veel stress voorkomen. Hooguit worden de laatste materialen voor de stembureaus nog geprint. Ook zijn dan al lang met andere ambtenaren de plannen voor die dag afgestemd. Annabel: „Het kan niet zo zijn dat uitgerekend op de verkiezingsdag een trottoir wordt opgebroken, waardoor een stembureau niet bereikbaar is. Alle collega’s zijn aangehaakt, denken mee en zijn gemotiveerd. Het zegt iets over structuur, planning en timing, maar net zo goed over de cultuur die hier heerst.”

DÉ DAG

Op de verkiezingsdag heeft het team het relatief rustig: ze weten dat de vrijwilligers goed zijn geïnstrueerd en voorbereid. Is er toch iets onduidelijk of ontbreekt er materiaal? Dan kunnen de voorzitters uiteraard altijd even bellen. De dag ervoor hebben medewerkers van de RMN al een deel van de stemhokjes en stembussen in de stembureaus geplaatst; gemeenteambtenaren verzorgen de rest. Burgemeester Ruud van Bennekom bezoekt steevast zowel de ochtend- als de middagteams van alle stembureaus om alle vrijwilligers persoonlijk te bedanken. En uiteraard neemt hij voor iedereen iets lekkers mee.

EN DAN… TELLEN

’s Avonds tellen de vrijwilligers op de stembureaus de uitgebrachte stemmen op partijniveau, de dag erna wordt dit door andere vrijwilligers in De Lindenhof in Odijk nog eens dunnetjes overgedaan: nu tevens op kandidaatsniveau (voorkeursstemmen). De uitslagen op de verkiezingsavond, die bij gemeenteraadsverkiezingen vol spanning in de raadzaal worden gevolgd, zijn voorlopige uitslagen. Na een periode waarin burgers melding kunnen maken van vermoedelijke fouten, stelt het Centraal Stembureau de officiële uitslag vast, die dit jaar op 26 maart wordt gepubliceerd.

ROOD POTLOOD OF STEMCOMPUTER?

Birgit en Annabel hopen beiden dat de stemcomputer ooit weer van stal wordt gehaald. Uit angst voor hackpraktijken of beïnvloeding van buitenaf ontbreekt draagvlak, zien ze. ,,Toch loopt het in België goed”, weet Annabel. ,,Als kiesgerechtigde stem je daar in een stembureau via een stemcomputer. Vervolgens wordt automatisch een bonnetje geprint, met daarop je partij- en kandidaatsvoorkeur. Je controleert of je stem goed is uitgebracht, en gooit het bonnetje in de fysieke stembus. Op die manier is er sprake van een dubbele telling, en dus controle. We hopen dat Nederland het voorbeeld van onze zuiderburen zal volgen.” 

DYNAMISCH

Het team is gemotiveerd en enthousiast. ,,Het is zo leuk om te doen”, zegt Birgit. ,, Ik werk hier nu 23 jaar en vind het nog altijd mooi om in een project te werken. Dit specifieke project vraagt om samenwerking met alle disciplines in huis. Een heel dynamisch team. Bovendien doen we dit voor de inwoners en de democratie. En dan is er natuurlijk de spanning rond het eindresultaat.” 

Annabel knikt. ,,Helemaal eens. Daar komt nog bij dat dit project een duidelijk einde heeft. Geen vertraging, geen uitloop. Het moet nú gebeuren. Er kunnen geen andere prioriteiten worden gesteld, waardoor het project vertraging oploopt. Bovendien leeft iedereen mee, vooral bij gemeenteraadsverkiezingen: het gaat om onze dorpen, onze inwoners.”

Even tellen…
- Er zijn 12.721 stempassen bezorgd.
- Bij 6.656 adressen valt in de week voor de verkiezingen een kandidatenlijst op de mat.
- De gemeente heeft 10.000 stembiljetten laten drukken.
- 6656 verkiezingsmagazines worden thuisbezorgd – boordevol praktische informatie, leuke verhalen en input vanuit de partijen.
- 680 jonge mensen mogen voor het eerst stemmen voor de gemeenteraadsverkiezingen, zij krijgen een leuke kaart met een oproep thuis.
- Keuze uit 4 politieke partijen: P21, D66, VVD en CDA.
- Er zijn 11 stembureaus.
- De bezetting: 22 voorzitters en 70 stembureauleden.
- Op de dag na de verkiezingen tellen 30 vrijwillige tellers de stemmen op kandidaatsniveau.
- Materialen: 11 stembussen, 11 koffers, 55 pennen/potloden, 11 puntenslijpers/gummen/linialen, 11 leesloepen, 33 rode potloden, 1000 elastieken, 500 paperclips, etc.
- Team verkiezingen bestaat uit 6 mensen.
- De burgemeester brengt persoonlijk koeken bij alle 92 mensen die op de stembureaus zitten.